Politique de confidentialité

1. Introduction

2. Responsable de traitement

3. Personnes concernées par la collecte et le traitement des données à caractère personnel

4. Données à caractère personnel

4.1. Typologie de données

La typologie des données non-techniques est la suivante :

Etat civil (nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, nationalité, civilité).
Moyens de contacts (téléphone, adresse email, identifiants réseaux sociaux, adresse postale).
Cursus académique (diplômes, spécialités obtenues, années d’obtention, niveaux linguistiques et de management, expériences professionnelles antérieures (intitulé(s) du ou des poste(s) ou stage(s), fonctions, responsabilités, entreprises, niveau de salaire).
Cursus académique (diplômes, spécialités obtenues, années d’obtention, niveaux linguistiques et de management, expériences professionnelles antérieures (intitulé(s) du ou des poste(s) ou stage(s), fonctions, responsabilités, entreprises, niveau de salaire).
Le cas échéant, les données relatives au paiement (relevé d’identité postal ou bancaire, numéro de chèque et/ou les éléments liés à la carte bancaire et le cas échéant n° de transaction, détail du service souscrit).
L’historique de la relation contractuelle et le cas échéant référence du Tiers-payeur.
Tout élément lié au suivi d’une formation (modules ou cours suivis ainsi que, le cas échéant, les notes, stages, évaluations, jurys, …).
Tous les éléments liés au suivi médical notamment pour la formation d’aide-soignante.
Tout élément lié au suivi de cohorte lors de la formation ou/et à son issue (employeur, poste, salaire, …).

La typologie des données techniques est la suivante :

Adresse IP.
Données de connexion (identifiant/mot de passe).
Données de navigation (pages visitées, parcours, durée, …).
Données liées au navigateur (type de navigateur, plugin, …).

4.2. Données collectées

Dans le cadre de ses relations avec l’Utilisateur, l’IRTS Paris Ile-de-France collecte les données techniques relatives à sa navigation sur le site internet de l’institut, les applications mobiles ou autres contenus publiés par l’IRTS Paris Ile-de-France.

Selon les catégories d’Utilisateurs, l’IRTS Paris Ile-de-France collecte et traite des données différentes :

Pour les Prospects : Nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, établissement de formation, prescripteur de formation, demande de services et/ou de documentation, niveau d’études ou dernier diplôme obtenu, la situation (lycéen, étudiant, salarié, demandeur d’emploi, etc.).

Pour les Candidats, Clients et Tiers-payeurs : Etat-civil, photo, moyens de contacts, moyens de paiement, historique de la relation contractuelle, le cas échant consentements, cursus scolaire, situation, expérience professionnelle et motivations.

Pour les Entreprises, Prestataires, Partenaires et Sous-traitants : Les éléments concernant leur entité (nom, forme sociale, capital social, Siret, adresse du siège social, …), les éléments de contractualisation, les moyens de paiement et/ou de facturation des différentes transactions ainsi que les contacts dans ces entités (civilité, nom, prénom, adresse email, poste, fonction, numéro de téléphone, …).

Pour les Intervenants: Etat-civil, moyens de contact, adresse postale, cursus académique, situation et expérience professionnelle, domaines d’expertises, moyens de paiement, photo,

Pour les Anciens: Nom, prénom, adresse email, poste/fonction, numéro de téléphone et en cas de suivi de cohorte, la situation professionnelle.

4.3. Origine des données

Les données sont principalement issues de collectes directes via :

La navigation et les données saisies à travers notamment les formulaires ou questionnaires de collecte du site web.
Les formulaires papier.
La création d’un compte ou espace personnel sur un de nos sites, site d’inscription aux sélections, e-campus ou applications.
Les renseignements fournis par les Prospects, Candidats ou Clients lors de Forums, salons, formulaires informatisés ou papier avant, pendant et après le déroulement de la formation.
La commande de produits ou services.
Le dépôt de candidature ou l’inscription à l’une de nos formations

Mais aussi de collectes indirectes via nos partenaires régionaux, académiques et entreprises.

4.4. Enrichissement de données

Le Client/Etudiant est informé que le partage des données s’opèrera entre nos sites d’information et notre processus d’admission. Suite à son admission, nous lui demanderons de relire et, le cas échéant, de corriger ses données afin de pouvoir réaliser son inscription administrative.
Les Intervenants et les Prestataires sont informés que le partage des données s’opèrera entre nos logiciels de gestion, notamment de commandes et nos outils permettant de gérer la réalisation des prestations par les Intervenants et les Prestataires. .

L’IRTS Paris Ile-de-France met en place une politique afin de minimiser la ressaisie des informations pour faciliter l’accès à ses différents services. Dès lors que le Client a finalisé son inscription administrative ou dès lors que le Prestataire ou Intervenant a signé son contrat, l’IRTS Paris Ile-de-France crée l’ensemble des services qui seront liés à sa formation ou qui sont nécessaires à la réalisation de sa prestation (exemples : badge multifonction, accès aux locaux, Ticket restaurant, accès réseau, boîte mail…).

4.5. Données obligatoires

Seules les données nécessaires à la finalité des traitements seront collectées.

Lors du recueil de données personnelles à travers des formulaires ou questionnaires, en ligne ou papier, les champs dont la saisie est obligatoire sont indiqués.

En l’absence de saisie des données des champs obligatoires, la prestation liée à cette collecte pourra ne pas être fournie, la candidature ou l’accès au service ne pourra pas être pleinement estimé. Ces champs facultatifs permettent de traiter les demandes de façon plus efficace.

5. Pourquoi collectons-nous ces données et sur quelle base ?

5.1. Base juridique

La base légale est déterminée en fonction des traitements :

Liés au respect des obligations légales.
Nécessaires à l’exécution de la mission de service public.
Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à des mesures précontractuelles.
Liés au consentement de la personne concernée.
Nécessaires à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée.
Liés à l’intérêt légitime de l’IRTS Paris Ile-de-France.

L’IRTS Paris Ile-de-France demande l’autorisation à la personne concernée de transmettre ses communications marketing ou d’accepter l’abonnement à ses newsletters. L’Utilisateur peut en toute liberté s’opposer à ce traitement en se désinscrivant via un simple clic sur le lien « désabonner » ou « désinscription » qui est présent dans les communications de l’IRTS Paris Ile-de-France.

5.2. Finalités

La collecte de ces informations a pour but de permettre :

La mise en place, d’opérations de prospection et de publicité relatives aux formations, d’activités ou événements organisés par l’IRTS Paris Ile-de-France ou sa communauté et à l’abonnement aux newsletters.
L’accès à la plateforme d’admission et son amélioration.
La gestion et le suivi de la candidature et une fois admis le suivi administratif, financier et pédagogique de la formation des Clients/Etudiants .
Le suivi de la relation Client.
La gestion des achats.
La facturation.
La gestion des impayés et des contentieux.
L’attribution soit :
- Pour les Etudiants : d’une carte étudiante permettant l’accès aux copieurs du Centre de Ressources Documentaires et l’accès wifi de l’IRTS Paris Ile-de-France.
- Pour les autres Utilisateurs, d’un badge permettant d’accéder aux locaux et l’impression/photocopie des documents.
Le suivi médical de l’Etudiant.
L’assistance, le cas échéant, du Client dans la procédure d’octroi d’aides financières et le suivi de son dossier.
Le cas échéant, l’accès aux ressources réseaux, applicatives de l’IRTS Paris Ile-de-France et à de la documentation numérique.
Le cas échant, le dépôt de documents et travaux pédagogiques.
La mise en place d’un filtrage via un pare-feu ou d’antivirus.
La gestion des demandes d’intervention en cas de difficulté rencontrée par le Client dans l’utilisation des supports informatiques ou dans l’utilisation des locaux.
La mise en place d’enquêtes notamment au profit de l’IRTS Paris Ile-de-France, du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, des organismes d’accréditation, des organismes publiant des classements et de tout organisme tiers pour lequel l’IRTS Paris Ile-de-France se doit de réaliser des statistiques ou de répondre à des demandes conformément à la législation en vigueur.
L’accès aux offres d’accompagnement professionnel développées par la Direction pédagogique et développement de partenariats.
La gestion du risque d’usage frauduleux.
La gestion de la délivrance de certains domaines de formation pouvant être envisagée par voie numérique.
La collecte de la taxe d’apprentissage.
La gestion de la relation avec les entreprises.
La transmission de données à des entreprises, notamment le CV des étudiants ou clients aux partenaires.
La mise en œuvre de statistiques.
L’animation du réseau des anciens.

5.3. Finalité autre que celle prévue à la présente politique

Si l’IRTS Paris Ile-de-France souhaite mettre en œuvre un traitement ultérieur des données à caractère personnel pour une finalité autre que celle pour laquelle les données à caractère personnel ont été collectées, l’IRTS Paris Ile-de-France fournit au préalable aux Utilisateurs des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information pertinente.

6. Durées de conservation

La durée de conservation des données est définie par l’IRTS Paris Ile-de-France au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle, et à défaut, en fonction de ses besoins. Ces durées peuvent varier selon la catégorie de données ou traitement concerné ou le profil de l’Utilisateur.

L’IRTS Paris Ile-de-France conservera les données pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

A titre d’informations quelques exemples :

Données liées à la prospection et au marketing	2 ans après le dernier contact
Données liées aux newsletters	Jusqu’au désabonnement de la personne concernée
Données liées à l’inscription à un programme ne comportant pas de processus d’admission	2 ans si cela ne donne pas lieu à une reconnaissance académique spécifique
Données liées au dossier d’inscription comportant un processus d’admission : des candidats non admis ou s’étant désistés, des candidats admis	2ans Durée de la formation puis lié au dossier individuel du Client pour un programme
Dossier individuel du Client pour un programme : Diplômant ou certifiant ou pouvant ouvrir des droits (données d’inscription, notes, résultats obtenus aux tests, diplômes et spécialités obtenus à l’IRTS, le cas échéant, documents liés au stage, …) Non diplômant ou non certifiant ou n’ouvrant pas de droits	50 ans 6 ans 1 an après la fin de la prestation pour le Bilan de compétences 2 ans après la fin de la prestation VAE
Suivi médical de l’Etudiant	Fin de diplomation + 1 an
Gestion des pièces communiquées dans le cadre du droit d’accès, de modification, de suppression, d’opposition.	1 an à compter de la date de réception
Pièces liées à des demandes de bourses seront conservées Les listes récapitulatives des élèves boursiers	5 ans archivage
Convention de financement avec les organismes pour la formation continue	1 an après l’apurement des comptes 2 ans pour la VAE
Données du tiers payeur	2 à 5 ans à compter du dernier versement effectué selon la prestation
Données liées à la gestion des logs	1 an puis effacées
Gestion des achats – pièces constitutives des marchés	5 ans pour les marchés de fournitures et de services 10 ans pour les marchés de travaux et de maîtrise d’œuvre à compter de la fin de l’exécution du marché
Gestion des achats – candidatures et les offres	5 ans à compter de la date de signature des marchés
Gestion de la facturation	10 ans ou après extinction de tout litige
Contrats	5 ans
Gestion du contrôle d’accès aux locaux et au Campus	3 mois
Gestion de la facturation et de la comptabilité	10 ans
Cookies	13 mois

Certaines données seront rendues anonymes. Elles pourront être conservées par l’IRTS Paris Ile-de-France sans limitation de durée.

7. Personnes et/ou Entités ayant accès aux données personnelles - Destinataires des données à caractère personnel

7.1. Sous-traitants$

L’IRTS Paris Ile-de-France garantit le respect de la présente Politique de confidentialité par l’ensemble des sous-traitants réalisant des traitements de données à caractère personnel pour leur compte dans le cadre de l’utilisation de l’un des services de l’IRTS Paris Ile-de-France.

L’IRTS Paris Ile-de-France s’assure que les données personnelles ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

7.2. Communication des données à des tiers

En interne, seuls les services concernés de l’IRTS Paris Ile-de-France auront accès aux données de l’Utilisateur, dans la limite de leurs attributions respectives.

L’IRTS Paris Ile-de-France peut transmettre les données personnelles, notamment aux :

Universités partenaires de l’IRTS Paris Ile-de-France
Organismes liés à la vie étudiante tels que le Cnous, Crous, mutuelles étudiantes. Le cas échéant, associations étudiantes de l’IRTS Paris Ile-de-France.
Partenaires de l’IRTS Paris Ile-de-France tels que :
- Les organismes liés à la formation continue type Opco.
- Les professionnels participant aux jurys ou intervenant dans le cadre d’une formation dispensée par l’IRTS Paris Ile-de-France.
Prestataires tels que :
- Editeurs de contenus ou de services pédagogiques liés à l’IRTS Paris Ile-de-France ou accessibles via les plateformes numériques de l’IRTS Paris Ile-de-France.

L’IRTS Paris Ile-de-France peut utiliser des produits tiers pour fournir des services complémentaires à l’Utilisateur. L’IRTS Paris Ile-de-France demande à ces tiers d’agir sur ses instructions en ce qui concerne les données personnelles de l’Utilisateur et de ne les utiliser que dans le cadre du contrat signé avec ces tiers, à moins que la personne concernée ne consente de façon explicite à ce que ces tiers les utilisent pour leur besoin propre.

7.3. Transfert des données vers l’étranger

L’Utilisateur reconnait que le tiers peut être situé en dehors du territoire de l’Union Européenne et accepte que ses données y soient transférées. Dans ce cas, l’IRTS Paris Ile-de-France prendra l’ensemble des mesures nécessaires afin de veiller à ce que le prestataire ou partenaire présente un niveau de protection des données personnelles adéquat au regard de la législation et réglementation sur la protection des données personnelles. Afin d’assurer le respect de la vie privée des Utilisateurs et de leurs données personnelles, les sous-traitants concernés sont notamment signataires des clauses contractuelles types, validées par la Commission européenne.

7.4. Association des anciens étudiants de l’IRTS Paris Ile-de-France

Pour les Clients des formations diplômantes, l’IRTS Paris Ile-de-France transférera leurs données personnelles à l’association des anciens étudiants de l’IRTS Paris Ile-de-France (Alumni Parmentier). Le Client pourra s’y opposer en envoyant un mail à dpo@parmentieridf.fr (exemple : objet : STOP Transfert Alumni).

Pour les Partenaires, entreprises et organismes, les données personnelles des contacts seront transmises à l’association AFRIS Paris Parmentier.

8. Droit d’accès, de rectification, de suppression et contrôle des usages

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 et à la loi française 78-17 modifiée dite Loi Informatique et Libertés, l’Utilisateur dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification, de suppression de ses données à caractère personnel et d’un droit d’opposition pour motif légitime en écrivant à dpo@parmentieridf.fr en précisant dans l’objet du courrier « Droit des personnes » et en joignant la copie d’un justificatif d’identité.

Il s’agit de droits individuels qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier son identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles la concernant à un tiers.

8.1. Droit d’accès de l’Utilisateur

L’Utilisateur a le droit de demander une copie des informations personnelles que l’IRTS Paris Ile-de-France détient à son sujet, à l’exception des cas où la divulgation de ces données viendrait à violer la vie privée d’une autre personne ou si une exemption venait à s’appliquer.

8.2. Droit de rectification de l’Utilisateur

En cas de demande de rectification, elle sera transmise au service concerné et l’IRTS Paris Ile-de-France informera l’Utilisateur que cette rectification a été faite.

8.3. Droit d’effacement de l’Utilisateur

Toute demande de suppression des données par l’Utilisateur sera étudiée afin de déterminer s’il convient ou non de réaliser cette suppression. Le droit à l’effacement de l’Utilisateur ne sera pas applicable dans le cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale. Certaines données sont nécessaires au suivi de la formation et/ou à son règlement financier.

Si notre traitement a nécessité le consentement de l’Utilisateur, ce dernier pourra à tout moment le retirer.

8.4. Droit de contrôle et d’usage de l’Utilisateur

Dans les mêmes conditions, l’Utilisateur dispose d’un droit de contrôle de l’usage de ses données en écrivant à la même adresse.

L’IRTS Paris Ile-de-France se réservant la possibilité de contacter le Prospect ou Client par le biais de communication de son choix : téléphone, SMS, courriel (y compris via l’adresse personnelle du Client si ce dernier la renseigne), réseaux sociaux, etc., le Client peut demander à ce qu’un moyen de communication ne soit pas utilisé par l’IRTS Paris Ile-de-France, en envoyant sa demande à dpo@parmentieridf.fr (objet : STOP Moyens de communication).

La gestion des usages se formalise aussi par la possibilité de demander :

La restriction des traitements de l’IRTS Paris Ile-de-France (par exemple, que l’IRTS Paris Ile-de-France ne contacte plus la personne ayant suivi une formation pour lui proposer des offres ou services similaires).
Une gestion post mortem des données en établissant des directives anticipées.
L’utilisateur est informé qu’il dispose du droit de formuler des directives spécifiques et générales concernant la conservation, l’effacement et la communication de ses données post-mortem. L’exercice de ce droit s’effectue par courrier électronique à l’adresse dpo@parmentieridf.fr en précisant dans l’objet du courrier « Droit des personnes – post-mortem » et en joignant la copie de votre justificatif d’identité.

8.5. Droit à la portabilité des données

L’Utilisateur est informé qu’il dispose du droit à la portabilité de ses données afin qu’elles puissent être réutilisées à ses propres fins dans un autre environnement informatique en envoyant un email à dpo@parmentieridf.fr, en précisant dans l’objet du courrier « Droit des personnes – portabilité » et en joignant la copie de son justificatif d’identité.

Ce droit à la portabilité ne s’applique pas à l’ensemble des traitements mis en œuvre par l’IRTS Paris Ile-de-France, notamment lorsqu’ils sont mis en œuvre dans le cadre de la mission de service public de l’IRTS Paris Ile-de-France et à ses obligations légales. La demande de l’Utilisateur sera étudiée et exécutée pour les seules données pouvant bénéficier de ce droit.

8.6. Droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente

L’Utilisateur dispose également d’un droit de réclamation auprès de l’autorité nationale de protection des données qui est pour la France, la COMMISSION NATIONALE DE L’INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS au 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

La liste des différentes autorités européennes de contrôle est visible sur le site de la CNIL ou (un clique ici) https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

9. Sécurité

10. Délégué à la protection des données

11. Cookies et autres traceurs

Un « cookie » est un fichier texte de taille limitée qui est envoyé par un serveur Internet sur le disque dur de l’ordinateur, téléphone mobile, tablette ou tout autre équipement permettant d’accéder à Internet. Les cookies et autres traceurs ne permettent pas l’identification d’une personne mais en revanche, ils enregistrent des informations relatives à la navigation. Les serveurs peuvent lire et enregistrer ces informations.

Différents types de cookies sont utilisés sur notre site.
Les cookies techniques qui permettent de :

Sauvegarder vos pages préférées et vous adresser des notifications.
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Enregistrer la langue parlée ou autres préférences nécessaires à la fourniture du service demandé.
Faire fonctionner le lecteur de média (audio ou vidéo) correspondant à un contenu demandé.
Permettre l’identification à un espace restreint.
Permettre l’équilibrage de charge (« load balancing »).
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