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SECRETAIRE HF | Service parcours apprenants Paris

3 novembre 2022

Au sein des services du parcours de l’apprenant (équipe de 6 personnes), sous l’autorité de la responsable des services du parcours de l’apprenant, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des candidats, la gestion administrative des inscriptions, l’organisation des épreuves de sélection, et garantissez le bon déroulement et la diffusion des résultats. Vous assurez la gestion des demandes de financement des formations de l’IRTS Parmentier et des dossiers administratifs en lien avec les apprenants et les filières pédagogiques.

Missions (liste non exhaustive)

Admissions

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des candidats et des jurys ;
  • Traiter les demandes d’inscription aux sélections (courriers, mails, internet…) et gérer les dossiers d’inscription ;
  • Saisir les dossiers dans l’outil métier (Aurion) ;
  • Etablir les contrats des intervenants extérieurs ;
  • Gérer les frais de sélection et les demandes de remboursement en lien avec le service comptabilité ;
  • Collecter les sujets des épreuves d’admission auprès des responsables de filières et réaliser leur mise en forme pour validation de la responsable des services du parcours de l’apprenant ;
  • Gérer la logistique des épreuves écrites (impression des sujets, commande des plateaux repas, préparation des listes d’émargement et pochettes des surveillants/ correcteurs…) ;
  • Organiser la répartition des corrections des copies auprès des correcteurs ;
  • Saisir les notes d’écrits des candidats dans le logiciel dédié et publier les résultats ;
  • Assurer le reporting des candidats admis.

Bureau de la vie scolaire (en soutien du service durant les temps forts de l’activité du service)

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des apprenants, employeurs et interlocuteurs internes/externes ;
  • Gérer les dossiers de financement des formations (suivi des dossiers de financement, instruction des demandes de bourse, des prises en charge de Pôle emploi, des dossiers CPF de transition et suivi des règlements des droits d’inscription et frais de scolarité) ;
  • Gérer les dossiers administratifs des apprenants (mise à jour des informations, enregistrement de l’inscription des apprenants dans les sessions programmées dans le logiciel métier, gestion des changements de statut…) ;
  • Saisir les statistiques sur la plateforme dédiée et sur le site de DREES ;
  • Suivi et alimentation des tableaux de bord du service.

Participation aux journées portes ouvertes et autres événements institutionnels à la demande de la responsable hiérarchique pour les services du parcours de l’apprenant.

Compétences spécifiques – Profil recherché

Titulaire d’un BAC minimum, vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 ans en secrétariat/assistanat, idéalement dans un centre de formation ou école.

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Outlook, Word, Excel) – Maîtrise des techniques de secrétariat et d’organisation – Connaissance des modes de financement de la formation souhaitée. Connaissance du logiciel Aurion et/ou de la plateforme Parcoursup serait un plus.

Excellent relationnel – Rigueur et organisation – Autonomie – Réactivité – Sens du travail en équipe – Bonne expression écrite et orale.

CDI à temps plein – Statut Technicien – Rémunération selon expérience professionnelle.

Poste à pourvoir rapidement

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